1Objetivo

En PRINTING DELIVERY S.A. – PRINDEL S.A. («PRINDEL» o «la Compañía») protegemos los datos personales de nuestros clientes, trabajadores, proveedores, conductores, destinatarios de envíos y de todas las personas que se relacionan con nosotros. Esta Política explica, de forma clara, qué datos tratamos, para qué los usamos, cómo los protegemos y qué derechos tiene usted sobre su propia información.

Aquí encontrará los principios que guían nuestro manejo de datos, las finalidades para las que los usamos, las medidas de seguridad que aplicamos y, sobre todo, los canales y pasos concretos para que usted ejerza sus derechos cuando lo desee. Esta es la versión 1.0, adoptada en el marco del Programa Integral de Protección de Datos Personales (PIA), y reemplaza en su integridad la Política de Privacidad publicada el 15 de septiembre de 2016.

Esta Política es de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores, contratistas, mensajeros, proveedores y terceros que traten datos personales por cuenta o bajo instrucción de PRINDEL.

2Introducción y fundamento normativo

PRINDEL es una compañía de logística, distribución, contact center e impresión digital que, en el desarrollo de su objeto social, recolecta, almacena, usa, circula, transmite y suprime datos personales de diferentes categorías de titulares. Por la naturaleza de sus servicios, PRINDEL actúa en una doble condición que esta Política reconoce expresamente:

La presente Política se expide en cumplimiento del siguiente marco normativo colombiano:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20 — habeas data, intimidad, buen nombre e información.
• Ley 1581 de 2012 — régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 — reglamentación de la Ley 1581.
• Decreto 886 de 2014 — Registro Nacional de Bases de Datos.
• Ley 1266 de 2008 — datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios.
• Ley 2300 de 2023 — reglas sobre contacto con titulares y consumidores financieros.
• Circular Única de la SIC e instrucciones de la autoridad de protección de datos, incluida la Circular Externa 002 de 2015 sobre incidentes de seguridad.

3Identificación del responsable del tratamiento

Razón social

PRINTING DELIVERY S.A. – PRINDEL S.A.

NIT

900.052.755-1

Domicilio

Bogotá D.C. – Colombia

Área responsable de PQR

Área Jurídica / DPO

Data Protection Officer (DPO)

Mireya Ortiz Valenzuela

4Definiciones

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, complementadas con las propias de la operación de PRINDEL:

5Principios

6Finalidades del tratamiento

PRINDEL trata datos de identificación, contacto, socioeconómicos, laborales, académicos, familiares, financieros, de imagen y voz, de conductores y vehículos, de terceros suministrados por el titular y, cuando corresponde, datos sensibles, con las siguientes finalidades:

6.1. Clientes, prospectos y destinatarios de envíos

• Prestar los servicios de logística, distribución, mensajería, última milla, contact center e impresión digital;
• Ejecutar y controlar los contratos, facturar y gestionar la cartera;
• Coordinar y verificar la entrega de envíos y comunicaciones a los destinatarios;
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, con observancia de la Ley 2300 de 2023 en materia de contacto.

6.2. Proveedores, contratistas y accionistas

• Vincular, evaluar y reconocer contrapartes, incluida la gestión del riesgo LA/FT (SARLAFT);
• Ejecutar y controlar los contratos y gestionar pagos y comunicaciones;
• Gestionar las actuaciones societarias de los accionistas.

6.3. Trabajadores, candidatos y sus familiares

• Adelantar procesos de selección, verificación de referencias y antecedentes, dentro de los límites legales y de proporcionalidad;
• Cumplir las obligaciones laborales, de seguridad social, nómina y seguridad y salud en el trabajo;
• Gestionar beneficiarios y familiares, incluidos los datos de menores conforme al numeral 9, y atender emergencias.

6.4. Verificación, consulta y reporte

Con autorización del titular o causa legal, PRINDEL podrá consultar, comparar y verificar la información del titular en fuentes legítimamente constituidas y reportar la información financiera y comercial en los términos de la Ley 1266 de 2008.

7Datos sensibles, biometría y videovigilancia

PRINDEL trata datos sensibles únicamente cuando es indispensable para la finalidad informada y con garantías reforzadas. En su operación, los datos sensibles comprenden datos de salud (incapacidades, exámenes ocupacionales y soportes de seguridad y salud en el trabajo) y datos biométricos para el control de acceso. El tratamiento de datos sensibles requiere autorización explícita del titular, quien no está obligado a otorgarla, y PRINDEL informará el carácter facultativo de las respuestas correspondientes.

7.1. Datos biométricos

Los datos biométricos recolectados para el control de acceso se tratan con la finalidad exclusiva de seguridad y verificación de identidad, se conservan cifrados y por el tiempo estrictamente necesario, y su acceso se restringe al personal autorizado. PRINDEL informa esta finalidad y obtiene la autorización explícita del titular.

7.2. Videovigilancia

PRINDEL utiliza videovigilancia en sus instalaciones para garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, y como medio de prueba ante las autoridades. La finalidad se informa mediante avisos visibles en los puntos de captación; no se instalan cámaras en lugares con expectativa razonable de intimidad; el acceso a las grabaciones se restringe al personal autorizado y las imágenes se conservan por 30 días, vencido el cual se suprimen, salvo deber legal de conservación.

8Datos de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes responde a su interés superior y al respeto de sus derechos fundamentales. La autorización la otorga el representante legal del menor, previa valoración de su opinión cuando cuente con la madurez para comprender el asunto. PRINDEL trata datos de menores principalmente como beneficiarios o familiares de trabajadores y, cuando corresponda, en procesos de reconocimiento de contrapartes; en ningún caso se admite el consentimiento tácito para datos de menores.

9Transmisiones, transferencias y encargados

Cuando PRINDEL no realice el tratamiento por sus propios medios, podrá transmitir datos a encargados que ofrezcan garantías idóneas de seguridad y confidencialidad, mediante el contrato de transmisión que limite el tratamiento a las finalidades autorizadas. Las transferencias a responsables ubicados en otros países se sujetan a los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012. PRINDEL utiliza servicios tecnológicos en la nube que pueden implicar almacenamiento o procesamiento fuera de Colombia, para lo cual adopta las garantías contractuales y de seguridad exigibles. El detalle de encargados, transmisiones y transferencias consta en la matriz interna correspondiente.

10Reglas de contacto con los titulares (Ley 2300 de 2023)

En sus comunicaciones comerciales y de gestión de cobranza, por cuenta propia o de sus clientes, PRINDEL observa la Ley 2300 de 2023:

• Contactar al titular únicamente dentro de los horarios y con la frecuencia permitidos por la ley.
• Identificarse con claridad, indicar la finalidad del contacto y, cuando aplique, el responsable por cuenta de quien se actúa.
• Respetar la solicitud del titular de no ser contactado y abstenerse de contactos abusivos o reiterados.
• Ofrecer y atender los mecanismos para revocar la autorización o solicitar el cese del contacto, a través de pqrprindel@prindel.com.co.

11Cookies y tecnologías de seguimiento

En sus canales digitales (sitio web y formularios), PRINDEL utiliza cookies y tecnologías similares para el funcionamiento del sitio, la analítica y, cuando corresponda, fines comerciales. PRINDEL informa su uso, obtiene el consentimiento para las cookies no esenciales y permite su gestión por el titular.

12Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

Cuando PRINDEL utilice tratamientos automatizados o herramientas de inteligencia artificial que incidan en decisiones sobre titulares, garantiza la intervención y revisión humana, informa al titular cuando corresponda y no adopta decisiones plenamente automatizadas con efectos jurídicos o significativos sobre el titular sin base legal y sin posibilidad de revisión humana. El uso de inteligencia artificial se rige por la Política POL-IA-001.

13Derechos de los titulares

PRINDEL conserva un registro de las autorizaciones otorgadas como prueba de su obtención. Los derechos sobre los datos de personas fallecidas pueden ser ejercidos por sus causahabientes. PRINDEL procura que sus canales de atención sean accesibles, incluso para personas con discapacidad.

14Procedimiento para el ejercicio de los derechos

El titular o sus causahabientes, representantes o apoderados pueden ejercer sus derechos a través del canal único pqr.datospersonales@prindel.com.co, o presencialmente en la Calle 76 No. 28B-50 de Bogotá D.C., de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. El detalle de pasos y formatos consta en el Procedimiento de Atención de Consultas, Reclamos y Derechos de Titulares (PROC-PQR-001).

Recibido un reclamo completo, PRINDEL incluye en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y la mantiene hasta su decisión. La supresión y la revocatoria no proceden cuando exista un deber legal o contractual de permanencia o cuando obstaculicen actuaciones judiciales, administrativas o el cumplimiento de obligaciones legales.

12Seguridad de la información

PRINDEL adopta medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo control de accesos por perfiles, cifrado cuando corresponde, gestión de respaldos y reglas de conservación y eliminación segura. Los incidentes de seguridad se gestionan conforme al Procedimiento de Gestión de Incidentes (PROC-INC-001) y, cuando proceda, se reportan a la autoridad y a los titulares afectados.

13Responsabilidad demostrada

En desarrollo del principio de responsabilidad demostrada (artículo 26 del Decreto 1377 de 2013), PRINDEL adopta medidas útiles, apropiadas y verificables para evidenciar el cumplimiento: políticas y procedimientos internos, inventario de bases y actividades de tratamiento, matriz de encargados, gestión de autorizaciones, capacitación, gestión de incidentes y conservación de evidencias.

14Registro Nacional de Bases de Datos

PRINDEL evaluará y, cuando resulte obligatorio conforme al Decreto 886 de 2014 y a las instrucciones de la SIC, inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el RNBD.

15Vigencia y actualización

Esta Política rige a partir de su aprobación y reemplaza la versión del 15 de septiembre de 2016. PRINDEL podrá actualizarla ante cambios normativos, jurisprudenciales u operativos, e informará a los titulares por los medios dispuestos. Por regla general, las autorizaciones se mantienen vigentes durante la relación contractual o de servicio y mientras subsistan las finalidades.